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Du nouveau pour les copropriétés

Publié le 28 octobre 2020

Du nouveau pour les copropriétés

 


La loi Elan de 2018 avait pour ambition de faciliter le droit de la copropriété qui n’avait pas changé depuis 1965. Des nouvelles mesures ont donc été publiées entre le printemps 2019 et aujourd’hui. Extranet, conseil syndical, nouvelle fiche synthétique… Focus sur les dernières nouveautés qui composent cette réforme du droit de la copropriété et qui visent à simplifier et mieux encadrer l’organisation des copropriétés. 

 

L’extranet des copropriétés évolue

Il a du nouveau pour l’extranet des copropriétés suite à la parution d’un décret publié le 9 octobre 2020. Désormais, le syndic professionnel d’une copropriété doit obligatoirement proposer un « accès en ligne sécurisé ». Fini la paperasse, place aux documents dématérialisés accessibles en quelques clics via un extranet facile à utiliser ! Concrètement, l’ensemble des « documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés » doivent être disponibles sur l’extranet pour les copropriétaires et les membres du conseil syndical. Téléchargeables et imprimables rapidement, les documents doivent également être sécurisés et accessibles uniquement via un code personnel de connexion.

Autre nouveauté, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles sont désormais mis à disposition par le syndic via l’extranet ! Quant à l’ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés accessibles via l'extranet, ils doivent être, le cas échéant, actualisés dans les trois mois qui suivent l’assemblée générale. 

Et si le syndic venait à changer ? L’ancien syndic est dans l’obligation de remettre à son successeur, dans un délai d’un mois, l’ensemble des documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable. 

 

Mise à disposition de la fiche synthétique 

A quoi sert une fiche synthétique, appelée également « fiche de synthèse » ? Créée par la loi ALUR du mars 2014, la fiche synthétique a pour objectif de rassembler les données financières et techniques en lien avec la copropriété. Elle permet d’informer l’ensemble des copropriétaires concernant le fonctionnement de la copropriété et de l’état général de l’immeuble. Pour cela, plusieurs éléments doivent être présentes comme : 

 

  • L’identification de la copropriété,
  • L’identification du syndic ou de l’administrateur provisoire,
  • L’organisation juridique de la copropriété,
  • Les caractéristiques techniques de la copropriété,
  • Les équipements de la copropriété, 
  • Les caractéristiques financières de la copropriété.

 

Le syndic est tenu de mettre à jour cette fiche synthétique chaque année. Il est également dans l’obligation de mettre la fiche synthétique à disposition des copropriétaires ! Dans la situation où le nécessaire n’est pas fait, le syndic s’expose à des pénalités. Jusqu’à présent, lorsque la fiche n’était pas mise à disposition d’un copropriétaire sous 15 jours, le syndic s’exposait à une révocation. Mais depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019, les sanctions ont été modifiés. La sanction de la révocation du syndic paraissant disproportionnée, les pouvoirs publics ont souhaité renvoyer à un décret le soin de fixer le montant de la pénalité applicable. Ainsi, depuis le 10 octobre 2020, le montant de la pénalité applicable est fixé à 15 € par jour de retard ! 

Mais ce n’est pas tout. Un décret paru le 2 juillet 2020 stipule également que le syndic de copropriété doit intégrer cette mention dans les nouveaux contrats. Concrètement le contrat-type doit se présenter sous cette forme : 

  • « 6.1. La fiche synthétique de la copropriété » ;
    Le syndic met cette fiche à disposition du copropriétaire qui en fait la demande dans le délai d'un mois. A défaut, il est tenu au paiement de la pénalité financière suivante : (montant fixé par décret) € par jour de retard.
    Cette pénalité est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic lors de l'établissement des comptes à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale. »

 

Les pièces à communiquer au conseil syndical

Savez-vous que le syndic est obligé de fournir plusieurs documents au conseil syndical afin de lui faciliter sa mission ? La fameuse loi Elan de 2018 précisait d’ailleurs qu’en cas d’absence de transmission de ces documents, des pénalités par jour de retard seraient imputées. Depuis le 10 juillet 2020, le montant des pénalités est fixé à 15 € par jour de retard ! Aujourd’hui, ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. Les nouveaux contrats de copropriété doivent également faire mention de cette rubrique comme ci-dessous : 

 

  • «6.2. La transmission de pièces au conseil syndical
    En application du septième alinéa de l'article 21 de la loi 10 juillet 1965, le conseil syndical peut prendre connaissance et copie, à sa demande, après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
    En l'absence de transmission desdites pièces, au-delà du délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, le syndic est tenu au paiement de la pénalité suivante : (montant fixé par décret) € par jour de retard.
    Cette pénalité est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale. ».

 

Coup de projecteur sur la délégation de pouvoirs du conseil syndical

Dans le cadre de la réforme du droit de la copropriété, une délégation de pouvoir peut être accordée au profit d’un conseil syndical. Ainsi, les copropriétaires ont la possibilité de déléguer au conseil syndical le pouvoir de prendre une ou plusieurs décisions en cas de majorité des voix. Cette délégation de pouvoir est cependant encadrée : elle est accordée pour deux ans maximum, et est renouvelable. Le conseil syndical doit comporter au moins 3 membres votés à la majorité des voix. A noté qu’il n’a pas la main sur la détermination du budget prévisionnel, l’approbation des comptes ou les adaptations du règlement de copropriétés induites par les modifications législatives et réglementaires ! Autre mise au point depuis le 7 octobre 2020, le montant alloué au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs doit être inclus dans le budget prévisionnel. Exception faite lorsqu'il porte sur des dépenses non comprises dans ce budget.

 

Enfin, ce conseil syndical a aussi des obligations : il doit informer régulièrement l’ensemble des copropriétaires via des reporting ! Et chaque membre est dans l’obligation de souscrire une assurance en responsabilité civile.